Tips Mengatur Rapat Agar Bisa Berjalan dengan Efektif
Rifki F | Dunia Kerja
Hallo Kawan Haswara,
Rapat atau meeting biasanya diadakan untuk berbagai kepentingan, dari mulai berbagi ide dalam tim, menetapkan harapan atau tujuan perusahaan, sampai menyelesaikan suatu masalah yang mungkin sedang dihadapi.
Namun tidak bisa dipungkiri juga, kadang kala kalau rapat tidak dilakukan secara efisien, hal ini justru bisa menurunkan produktivitas kerja karyawan, karena durasi kerja karyawan menjadi berkurang. Padahal bagaimanapun juga setiap karyawan memiliki tugas utama yang wajib dikerjakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu, ada baiknya rapat diadakan dengan seefektif mungkin. Jika kamu memiliki tanggung jawab untuk mengadakan rapat, yuk simak dulu tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif di bawah ini:
1. Tentukan tujuan rapat
Langkah pertama untuk mengatur rapat adalah menentukan tujuan rapat. Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat menentukan tujuan rapat, yaitu:
-
Apa alasan utama rapat perlu diadakan?
-
Informasi apa yang ingin disampaikan?
-
Hasil apa yang diharapkan dari rapat?
Kamu mungkin merencanakan pertemuan untuk menyampaikan informasi, membuat keputusan dengan tim, memecahkan masalah, mengembangkan hubungan rekan kerja, atau berbagi ide.
2. Tentukan peserta rapat
Peserta yang kamu undang ke rapat mungkin tergantung pada tujuannya. Jika tujuan kamu adalah untuk berbagi ide, kamu bisa mengundang lebih banyak peserta rapat. Hal ini bermanfaat agar kamu bisa mendapatkan ide yang benar-benar sesuai dengan harapan. Namun, jika rapat diadakan untuk mengatasi suatu masalah dan pengambilan keputusan, maka tidak ada salahnya jika kamu mengundang sedikit peserta rapat saja. Hal ini bermanfaat untuk memudahkanmu mengambil keputusan. Saat mengidentifikasi peserta rapat, kamu dapat mempertimbangkan siapa saja yang mungkin akan memberikan banyak berkontribusi dan siapa yang memerlukan informasi dalam rapat tersebut.
3. Tetapkan peran dan tanggung jawab
Jika perlu, tetapkan peran atau tanggung jawab kepada peserta rapat. Hal ini dapat membantu peserta memahami materi rapat dengan sebaik mungkin, sehingga ketika sesi pertanyaan tiba peserta rapat tidak banyak bertanya dan rapat bisa berjalan dengan cepat.
4. Pilih lokasi dan waktu
Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan waktu peserta saat merencanakan waktu rapat. Hal ini bermanfaat untuk membuat peserta bisa hadir dan memberikan kontribusinya secara maksimal. Selain itu, pilih lokasi pertemuan yang nyaman, memiliki fasilitas lengkap, dan mudah dijangkau peserta (hal ini hanya berlaku jika kamu mengadakan rapat di luar kantor). Setelah itu periksa ketersediaan tempat rapat.
5. Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta
Pertimbangkan kebutuhan peserta yang berbeda saat merencanakan setiap aspek rapat. Beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan adalah seberapa sering tim membutuhkan istirahat, serta bagaimana peserta memproses dan mengomunikasikan informasi.
Nah itu tadi beberapa tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif. Pada dasarnya mengatur rapat tidak sesulit yang dibayangkan ya. Kalau kamu ingin tahu cara lebih detail untuk bisa mengatur rapat secara efektif, yuk ikut pelatihan “ Mengelola Rapat Secara Efektif “. Karena di kelas ini akan belajar mempersiapkan rapat, menjalankan proses rapat, mengakhiri rapat, hingga melakukan follow-up rapat dengan efektif.
Semangat bekerja! Tunggu apalagi?!! Apply yuk!! Untuk info kerjasama outsourcing kamu bisa hubungi contact person kami di website ini atau kunjungi laman sosmed Haswara, kami tunggu.
Sumber: https://pijarmahir.id/blog/news/tips-mengatur-rapat-agar-bisa-berjalan-dengan-efektif
